Wat zegt de wet over urenregistratie?
Veel horecaondernemers weten dat ze uren bij moeten houden, maar weten niet precies wat verplicht is. Hier is het overzicht.
Arbeidstijdenwet (ATW)
De Arbeidstijdenwet verplicht werkgevers om een arbeids- en rusttijdenregistratie bij te houden voor alle medewerkers. Dit geldt voor:
- Alle medewerkers met een arbeidscontract (inclusief nul-uren en oproep)
- De volgende gegevens per medewerker: namen, begin- en eindtijden van diensten, pauzetijden
De ISZW (Inspectie SZW) kan hierom vragen bij een controle. Boetes bij niet-naleving kunnen oplopen tot €10.000 per overtreding.
Cao Horeca
De cao voor het horecabedrijf bevat aanvullende verplichtingen:
- Maximale arbeidstijden: 10 uur per dienst (met uitzondering), 54 uur per week
- Minimale rusttijden: 11 uur aaneengesloten per dag, 36 uur per week
- Pauzeregistratie: verplicht bij diensten langer dan 5,5 uur (minimaal 30 minuten pauze)
- Overwerktoeslag: uren boven je contracturen of boven 9 uur per dag kunnen toeslag geven — dit moet je kunnen aantonen
Belastingdienst en loonadministratie
Voor de loonheffingen heb je per uitbetalingsperiode nodig:
- Naam, BSN en contractgegevens van de medewerker
- Gewerkte uren per periode
- Uitbetaald loon inclusief toeslagen
De administratie moet 7 jaar bewaard blijven.
Wat mag wél en niet?
Wel toegestaan:
- Digitale tijdregistratie via een app of systeem
- Zelf-in te vullen uren door medewerkers (mits gecontroleerd door leidinggevende)
- Maandelijkse afsluiting in plaats van dagelijks, zolang de data compleet is
Niet toegestaan:
- Ronde uren (altijd 8 uur, ongeacht wat er daadwerkelijk is gewerkt) zonder controle
- Pauzes niet registreren
- Administratie alleen in het hoofd van de eigenaar
De praktijk: hoe gaat het mis?
De meest voorkomende fouten:
- Pauzes niet geregistreerd — medewerker gaat halverwege de dienst even eten, maar dit staat niet in de administratie
- Overwerk niet bijgehouden — medewerker blijft langer, maar dit wordt niet als overwerk gemarkeerd
- Nul-uren-contracten slecht bijgehouden — alleen de geplande uren staan in het rooster, niet de daadwerkelijk gewerkte uren
- Papieren urenbriefjes verloren — na een controle kan de werkgever niet aantonen wat er 3 jaar geleden is gewerkt
Digitale urenadministratie als oplossing
Een digitale tijdregistratie lost de meeste risico's op:
- Medewerkers klokken in en uit via hun telefoon
- Afwijkingen van het rooster worden direct zichtbaar
- Pauzes worden automatisch geregistreerd
- Exporteer per periode naar je boekhouder
Hoe de Uren-module in Hops dit aanpakt
De Uren-module registreert:
- In- en uitkloktijden per medewerker per dienst
- Pauzes (handmatig of automatisch na een ingestelde tijd)
- Afwijkingen van het geplande rooster — te laat starten, vroeg stoppen
- Overtime-markers voor diensten boven de contracttijd
Aan het einde van de periode genereert de module een exportbestand dat direct door de meeste salarissoftware wordt ingelezen.
Checklist: is jouw administratie op orde?
- [ ] Zijn alle medewerkers (inclusief nul-uren) opgenomen in het systeem?
- [ ] Worden begin- en eindtijden dagelijks geregistreerd?
- [ ] Worden pauzes bijgehouden?
- [ ] Controleer jij als leidinggevende de uren voordat ze definitief worden?
- [ ] Bewaar je de administratie voor 7 jaar?
- [ ] Kun je bij een controle de gegevens van de afgelopen 2 jaar tonen?
Als je op één vraag 'nee' antwoordt, is er werk aan de winkel.
Conclusie
Urenregistratie is niet optioneel in de Nederlandse horeca. De wet, de cao en de Belastingdienst stellen alle drie eisen. Een digitaal systeem kost minder tijd dan papier en geeft je bij een controle direct alle documenten. Begin vandaag met het opzetten van een sluitende administratie — ook al is je zaak nog klein.